Нормы списания канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Учет канцелярских товаров (Волкова М.)

Нормы списания канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Дата размещения статьи: 08.10.2015

Все учреждения без исключения при осуществлении своей деятельности используют канцелярские принадлежности. В представленной статье рассмотрим учет канцелярских товаров в бюджетных и автономных учреждениях, в том числе порядок их приобретения и списания, а также порядок отражения операций в тех или иных случаях.

Материальные запасы или основные средства?

В основном канцелярские принадлежности относятся к материальным запасам и учитываются в их составе на счете 0 105 06 000 “Прочие материальные запасы” в соответствии с п. 118 Инструкции N 157н .

Напомним, что к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п. 99 Инструкции N 157н).

Закономерно возникает вопрос: относятся ли к материальным запасам канцелярские товары, срок службы которых больше одного года (например, дыроколы, ножницы, папки, степлеры)?

——————————–

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п.

38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, для осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, принимаются к учету в качестве основных средств. Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике. Например, дорогие канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 месяцев, можно отнести к основным средствам и учитывать на счете 0 101 08 000 “Прочие основные средства”.

При этом если их стоимость не превышает 3000 руб., то при выдаче в эксплуатацию производится списание на забалансовый счет 21 “Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации”.

Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

Приобретение и списание канцтоваров

Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 23 Инструкции N 157н).

Объекты нефинансовых активов, в том числе и канцелярские принадлежности, могут поступать в учреждение:

– путем приобретения за плату;

– по договору дарения;

– посредством безвозмездной внутриведомственной или межведомственной передачи.

Как правило, канцелярские принадлежности учреждения приобретают за плату: либо по безналичному расчету, либо за наличные денежные средства через подотчетное лицо.

Приобретение по безналичному расчету. В этом случае учреждение заключает договор поставки с поставщиком (продавцом). Последний обязуется в обусловленный срок передать покупателю товары (ст. 506 ГК РФ).

Приобретение за наличные денежные средства. Подотчетное лицо получает денежные средства на покупку канцелярских товаров из кассы учреждения или осуществляет покупку через банковскую карточку. Для выдачи подотчетному лицу на нужды учреждения денежных средств из кассы применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, представить Авансовый отчет (ф. 0504049) с прилагаемыми подтверждающими документами.

——————————–

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Поступление канцелярских товаров отражается на основании документов, полученных от поставщика (товарные или кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры). Передача материалов на склад производится на основании Акта о приемке материала (ф. 0315004) или Требования-накладной (ф. 0315006).

Если канцелярские товары учитываются в составе основных средств, то их передача должна отражаться Актом о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) или Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Выдача сотрудникам канцелярских товаров осуществляется на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее – Ведомость).

Выбытие канцелярских товаров, учитываемых в составе материальных запасов, происходит по фактической стоимости каждой единицы либо по средней стоимости. Выбранный способ закрепляется в учетной политике и применяется в течение финансового года.

Основанием для списания канцтоваров служат Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем, к указанному акту прилагается Ведомость.

Для учета операций по выбытию и перемещению материальных запасов предназначен Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Бухгалтерский учет. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение канцелярских товаров, учитываемых в составе материалов, относятся на статьи 340 “Увеличение стоимости материальных запасов”, 310 “Увеличение стоимости основных средств”.

Приобретение канцелярских товаров бюджетными и автономными учреждениями отражается в соответствии с Инструкциями N 174н , N 183н следующей корреспонденцией счетов:

    операции         Дебет           Кредит        Пункт Инструкции  N 174н    ПунктИнструкции  N 183н
 Принятие к    учету         канцелярских  товаров:      – в составе   материальных  запасов      0 105 36 000 (340)0 208 34 000 (660)0 302 34 000 (730)3434
 – в составе   основных      средств      0 101 38 000 (310)   0 106 31 000  5353
 Перемещение   канцелярских  товаров между материально   ответственными лицами       0 105 36 000 (340)0 105 36 000 (340)3535
 Выдача в      эксплуатацию  канцелярских  товаров,      учитываемых в составе       основных      средств       стоимостью до 3000 руб.    0 401 20 271     0 109 60 (70, 80,90) 271,         забалансовый     счет 21          0 101 38 000 (410)1010
 Списание      канцелярских  товаров,      учитываемых в составе       материальных  запасов      0 401 20 271     0 109 60 (70, 80,90) 271          0 105 36 000 (440)3737

——————————–

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Источник: http://xn----7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai/article/12707

Нормы потребления офисных и канцелярских принадлежностей | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Нормы списания канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

– Привет. Скажем так – “кризисная” тема, сокращаем издержки и тд.
Подскажите плз- есть ли у Вас в офисе/компании какие нить лимиты/нормы по расходу канцелярских принадлежностей в месяц? ну что то типа: 1 шариковая ручка в месяц на человека, 2 карандаша и пр. пр… ?

– Сергей Ильин: в нашей организации просто установили денежный лимит в размере 400 р. на человека. при этом вы можете заказать что угодно, лишь бы не была превышена сумма. зато количество бумаги А4 никак не лимитируется:)

– У нас 15 000 руб. в месяц на всю компанию. Впринципе я укладываюсь в 7-10

– Нормы есть, но их мало кто придерживается из числа специалистов и служащих. Все уповается на совесть работников. Только наша доблестная приемная пытается соблюдать нормы, т.к.

всегда найдется человек добрый, который берет после подписания документов ручку и уносит с собой. Это касается и простых карандашей, уносится всё! Устали бороться, а в отношении остальных канцтоваров в нормы укладываемся.

Нас двое, поэтому берем по три ручки, по два карандаша, по 1 штрих-корректору, по 1 степлеру,ну и т.п.

– У нас каждый отдел составляет заявку на канцтовары (при необходимости), потом формируют общий список, обычно на 80-100 тыс. рублей. Нормы не устанавливаем, т.к. все зависит от количества объектов в работе.

– У нас тоже подается заявка на каждый отдел (по количеству персонала), что касается приемной, то я приобретаю канцтовары 1 раз в три месяца, я свою потребность (а также своих руководителей) знаю, просто слежу, что б все было, Сумма на канцтовары на месяц 110 тыс.

– Очень обще. Можно конкретики поболее- норма/расход- листов бумаги в час ( не туалетной) , милиграмм чернил в минуту и тп.  А серьезно- действительно подробней – ведь что то есть такое- регламент или инструкции?

– Сергей, вы сошли с ума. Не усложняйте себе жизнь:) регламент к черту – и вперед)))

– Гм.. ну мне не кажется что это не правильно- все таки экономия должна присутствовать- т.к. большинству плевать на канцелярию- которая вообщем то стоит не дешево.  А АХО изначально расходный отдел и показывать прибыль как то не с чего.  А моральное удовлетворение сотрудников от хорошо организованного гм.. рабочего места стоит в денежном выражении, скажем так- немного.

– А в чем проблема? Экономьте – установите лимит в размере энное количество рублей на человека, составьте список канцтоваров, которые можно заказать, пустите списочек по отделам… каждый сам будет рассчитывать, сколько и чего ему нужно.

а там уж посмотрите – если многовато денег выделено, можно и деликатно сократить сумму, а если не хватает, так же ненавязчиво добавить опять же энное количество рублей) это не та сфера, которую нужно строго регламентировать.

Только в случае, если вы испытываете маниакальный кайф от забивания головы разными ненужными пунктиками;)

– Марина абсолютно права. Это глупо высчитывать сколько тратиться в ручке чернил по милиграммам в течение дня.
В нашей организации учет за канцелярией велся так скажем… спустя рукава. С наступлением кризиса всем предупредили, что есть лимит такой-то.

Если отдел выходит за рамки этого лимита, то если очень надо, делается заказ, но (!) на следующий месяц лимит для этого отдела еще жестче.

Сразу было четко оговорено, что если чего-то не хватает, а очень надо либо ищите в другом отделе, либо покупаем за свои средства.

– Да, у нас тоже считается, что уж самую простую ручку за 5 рублей, пачку файлов за 100 может позволить себе любой сотрудник. А, например, дорогие пластиковые папки можно заменить на бумажненькие, и т.

д. Вот и экономия.
А считать мг и см – это чисто мужской, мне так кажется, основательный подход. Это не плохо, но займет очень много времени, затрата которого не совсем будет, я думаю, оправдана.

– Можно проанализировать расход за несколько месяцев: Выдал в начале месяца канцтовары, в конце посчитать, сколько осталось, вывести среднее арифметическое. У нас все зависит от объема работы, иногда бумага и картриджи, рассчитанные на месяц, улетают за неделю, иногда несколько месяцев не покупаем.

В госструктурах выдают, все порционно-лимитировано, есть кто из госструктур? Ау?

– Установите лимит – одна ручка с одним стержнем на месяц, если не уложился, на следующий месяц не выдавать, если с экономил, то на следующий месяц тоже не выдавать, вот так и найдете золотую середину, сотрудники перейдут на самостятельное приобретение канцтоваров, будут приобретать самостоятельно, все что нужно и сколько нужно. А вам экономия. ПОДУМАЙТЕ.

– Блин! Девушки- с юмором у вас!!! Я не про мг писал и бумагу- а про более конкретные вещи- у нас ручки у всех g-pilot – и о том что можно докупать не ручки а стержни как то никто не думал- в дирекции у нас порядка 350 чел- берем не 2 ручки на чел в месяц а одну и один стержень- считаем – 17500 экономии в месяц! – это только по одной позиции. Кстати на бумаге особенно экономить не советую- т.к. чем хуже бумага – тем быстрее выходит из строя оргтехника. т.е. про балет лучше забыть- за исключением Большого театра разумеется.

мотивацию экономии я уже объяснил- АХО прибыли не приносит!

– А если серьезно, то действительно приобретается из расчета одна ручка, карандаш на сотрудника в месяц и удивительно, что хватает, если не украдут. Бумагу на отдел, договорной допустим, выдается на месяц 4 пачки бумаги. Бывает укладываются, даже остается запас, а бывает и не хватает, все зависит от объема работ.

– А как же работодатель обязан “обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей”, любимый ТК РФ

– ТК РФ много обязан дать, но не всегда получается. У нас – даже на доставке воды начали экономить.

– Обычно производители пишут нормы расхода на единицу площади, можно рассчитать из этого средний

Ручками у нас пользуются всего пять человек (подписи ставить), архитекторы почти ничего не пишут (единственное не признают гелевые, я один раз нарвалась на шариковые а-ля советский союз, купила им несколько коробок, счастливы), в основном у нас уходит бумага и картриджи, а тут все зависит от объекта, иногда смета на 500 листов и несколько десятков томов проектной документации (а нужно как минимум 05 экземпляров), не угадаешь

– Картриджи и бумага у нас не лимитируются. это действительно будет выглядеть нерентабельно – плохая бумага и чернила. а так…нам недавно по внутрянке написали, чтобы перед тем как заказать новые канцтовары, проведите ревизию в своих шкафах. вы не поверите – там чего только не нашлось.

запас ручек и карандашей с прошлых лет, папки, всякая другая ерунда еще со дня основания нашего офиса (офису больше 3-х лет).

видимо, сотрудники заказывали канцтовары про запас и в период кризиса он очень пригодился:)сама у себя нашла запас дыроколов (и зачем они мне были нужны???) в количестве 4-х (!!!) штук.

– Я тоже недавно сделала ревизию в своем шкафчике, не поверите, чего только не нашла, “закрома родины”, (копировальная бумага, кнопки.

резинки стирательные (красные, такие, жесткие, может кто помнит) 2 пачки бумаги, тонкой, рыжей, на нет хорошо печать на печатных машинках типа “Москва”- экз. 6 пробит можно.

даже перекидной календать 1998 года) так что это очень даже дельное предложение покапаться в “закромах”. Интересно, а что кто у себя найдет.

– У нас канцелярию каждый отдел в бюджет закладывает, по существующей номенклатуре – сколько заложил, столько и получил, другое дело, что бюджет еще нужно на бюдж.комитете защитить)))

– Предложила своим проверить свои сусеки, и представляете, можно открывать лавку канцтоваров, январь работаем, в полную силу, ишем ведзе, даже где не надо, чернил навалом.

– Всем привет! У нас тоже расход бумаги не лимитируется, если уж совсем не переходить границы разумного. Но для себя я примерно знаю, что на наш офис (это порядка 110 человек) уходит около 30 коробок А4 (по 5 пачек) бумаги в месяц.

А с остальным – просто труба! Раз в два месяца все начинают просто изголяться! Одному глобус Украины подавай, другому – тетради в кружочек! Степлеры каждый раз у бедных коллег (причем у всех разом) кто-то уносит!!! В общем, пишут заявки, пыхтят, потом финансисты наши заказы урезают по предела. А сотрудники искренне радуются паре ручек по 5 рублей!

– Ну а все таки есть ли у кого-нибудь инструкции или положения или регламент по канцелярии? Было бы интересно почитать, посмотреть

– По-моему, бредятина какая-то – Регламент по канцелярии…может еще инструкцию придумаем, по тому как правильно пользоваться канц.товарами, чтобы экономичнее выходило…хотела бы я посмотреть в глаза тому человеку, который когда-то сочинил подобный регламент по канц.товарам.

– А если начальник требует от тебя, чтобы все было регламинтировано, утверждено и чтобы были все правила на бумажках. Что с этим делать?

– С Вас требует???

– Ага.

– Значит подготовьте ему на подпись приказ примерно следующего содержания: в связи с производственной необходимостью с 00.00.00 установить следующие нормы выдачи канцелярских принадлежностей в расчете на одного человека:

далее табличка – список, количество и сроки, на которые они выдаются (например ручки нужны постоянно, а вот калькулятор можно и один на полгода/год)

Если есть острая необходимость в чем-либо, значит через служебную записку руководителю.

Предварительно нужно пройтись по сотрудникам и уточнить расход за месяц.

– В интернете нашла:

Нормы расхода канцелярских товаров в учреждениях органов по делам детей и молодежи

─────────────────────────────┬────────────┬─────────────────────┐ │ Наименование │ Единица │Норма на одного рабо-│ │ показателя │ измерения │тника в год │ ├─────────────────────────────┼────────────┼─────────────────────┤ │Ручка шариковая │ шт.

│ 4,000 │ │Стержень │ -“- │ 12,000 │ │Карандаш простой │ -“- │ 4,000 │ │Книга учета (амбарная) │ -“- │ 1,000 │ │Тушь │ -“- │ 0,083 │ │Линейка │ -“- │ 1,000 │ │Штрих │ -“- │ 1,000 │ │Ластик │ -“- │ 4,000 │ │Кисть │ -“- │ 0,030 │ │Ватман │ -“- │ 0,200 │ │Лента клеящая │ -“- │ 1,000 │ │Ножницы │ -“- │ 0,500 │ │Блокнот │ -“- │ 2,000 │ │Ежедневник │ -“- │ 1,000 │ │Календарь │ -“- │ 1,000 │ │Папка для бумаг │ -“- │ 12,000 │ │Степлер │ -“- │ 0,250 │ │Дискета │ -“- │ 10,000 │ │Клей конторский │ флак. │ 2,000 │ │Бумага для факса │ рулон │ 0,200 │ │Бумага для принтера │ упак. │ 0,200 │ │Бумага писчая │ -“- │ 12,000 │ │Бумага копировальная │ -“- │ 0,083 │ │Фломастеры (уп. 6 шт.) │ -“- │ 1,000 │ │Краски │ -“- │ 0,030 │ │Скрепки │ -“- │ 2,000 │ │Гуашь │ -“- │ 0,010 │ │Бухгалтерская документация, │ комплект │Один на учреждение на│

│бланки отчетности │ │год │

в читабельном виде: Прикрепленные файлы Нормы расхода канцелярских товаров в учреждениях.doc

– Спасибо Вам всем большое за советы, как лучше это сделать.

– hatery, удачи Вам! Расскажите только потом, как все прошло…Интересно ведь! Я с таким никогда не сталкивалась.
Буду вооружена если что

– Договорились

– А не слишком ли мудрено? Не считаете, хотя как заведено где…

– Я работала в одной фирме и там была инструкция по поводу того, каким образом пользоваться шариковой ручкой и отдельная инструкция как пользоваться гелевой ручкой. При чем расписано все на 2 (два) листа форматом А4 13 шрифтом. Афигеть просто. Я когда прочитала, ржала долго. Жаль не распечатала себе на память.

Там вообще дурдом был, все расписано в инструкциях, вплоть до того, как выходить с рабочего места. А если по теме, то у нас тоже лимит денежный на всю контору выделяют деньги, а я когда канцы заказываю, то сама смотрю что кому важнее. Только вот в декабре вышли за приделы суммы, т.к. папок-скоросшивателей много заказывали для архивов.

Но бухгалтерия сказала, что в январе не будет закупки канцтоваров.

Не лимитируют бумагу, картриджи и стержни для простых ручек.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210551-qqf-16-m6-normy-potrebleniya-ofisnyh-i-kantselyarskih-prinadlejnostey

Канцтовары на офисной «службе». Налоги и бухгалтерский учет, № 74, Сент

Нормы списания канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Приобретение канцелярских принадлежностей

Порядок отражения затрат на покупку канцтоваров в бухучете зависит от (1) срока их полезного использования и (2) стоимости.

Срок службы менее одного года. В большинстве своем срок службы канцелярских предметов не превышает одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года. Поэтому такие канцелярские мелочи независимо от их стоимости причисляют к запасам согласно п. 6 П(С)БУ 9.

Ориентируются при этом не на фактический, а на предполагаемый (ожидаемый) срок их полезного использования

В зависимости от характера использования предмета предприятие может учитывать канцтовары:

— либо как запасы с отражением на счете 20 «Производственные запасы», а именно: на субсчете 209 «Прочие материалы»;

— либо как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП) с отражением на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Оба эти варианта Инструкция № 291 приветствует.

Между тем субсчет 209 целесообразно использовать для основной массы канцелярской мелочевки, которая после начала использования полностью или частично физически «исчезает» или утрачивает первоначальные качества и ценность.

Это пишущие принадлежности, линейки, ластики, папки, файлы, клей, бумага, бланки отчетности, первичной учетной документации и прочие подобные бланки, конверты и т. д. Здесь же имеет смысл учитывать и одноразовые диски (CD-R, DVD-R).

Ведь, в принципе, их можно сравнить с обычной бумагой — после записи на них информации они утрачивают свою ценность и свойства.

А вот счет 22, на наш взгляд, наиболее подходит для учета предметов многоразового использования со сроком службы менее одного года или нормального операционного цикла, если он больше года.

Это, например, калькуляторы, степлеры, дыроколы, USB Flash-накопители, перезаписываемые оптические диски (CD-RW, DVD-RW) и т. д. После передачи таких предметов в эксплуатацию их «жизнь» не заканчивается — они не видоизменяются (не уменьшаются, не исчезают).

До конца срока полезного использования они, как правило, не теряют своих свойств и функций, если, конечно, не сломаются.

Учтите! Если упомянутые канцелярские принадлежности вы планируете использовать более года, то их следует отнести к малоценным необоротным материальным активам (МНМА) или же к основным средствам (ОС). Такое разграничение зависит от установленного предприятием стоимостного критерия.

Срок службы более одного года. По бухправилам канцелярские предметы, срок полезного использования которых превышает один год, учитывают как необоротные материальные активы. И вот тут важное значение имеет стоимость этих предметов.

Так, «долгоиграющие» канцтовары, стоимость которых не дотягивает до установленного предприятием стоимостного критерия, учитывают как МНМА на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». К таким предметам можно отнести, например, настольные наборы, пресс-папье и т. д.

Дорогостоящим же предметам (стоимость которых превышает установленный стоимостный критерий) со сроком полезного использования более одного года прямая дорога в ОС.

Их учитывают на субсчете 106 «Инструменты, приборы и инвентарь» или 109 «Прочие основные средства».

Это могут быть, скажем, канцелярские принадлежности VIP-класса: подарочный глобус с картой звездного неба или мини-баром, ручка с золотым пером, эксклюзивный настольный прибор с инкрустацией, малахитовая шкатулка и т. п.

Важно!

Стоимостный критерий, который позволяет для учетных целей разграничивать МНМА и ОС, предприятие устанавливает самостоятельно в приказе об учетной политике

Такой критерий можно назначить, к примеру, в сумме 1000 грн., 2500 грн., 6000 грн. или в любом другом размере. Хотя по сложившейся традиции его всегда «подтягивают» под налоговоприбыльный уровень. На сегодня он равняется 6000 грн. (без НДС) и фигурирует в п.п. 14.1.138 НКУ.

Впрочем, ориентироваться на 6000-гривневый порог в налоговоприбыльном учете обязаны лишь высокодоходные плательщики (с годовым доходом более 20 млн грн.). Малодоходников он, к счастью, не касается, если они, конечно, по собственному желанию не решили считать разницы, предусмотренные разд. III НКУ (п.п. 134.1.1 НКУ).

Поэтому малодоходники вправе установить любую стоимостную планку для разграничения активов между МНМА и ОС. В разумных пределах, разумеется.

НДС. Суммы «входного» НДС, которые уплаче- ны (начислены) в составе стоимости канцтоваров, включают в налоговый кредит (п. 198.3 НКУ) по правилу «первого события» (п. 198.2 НКУ). Единственное условие — налоговая накладная должна быть зарегистрирована в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).

Если канцтовары были приобретены за наличные, то НК отражают только после того, как руководитель утвердит Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, — по дате подачи такого Отчета (БЗ 101.13).

Заметьте: по кассовому чеку (чекам) предельная сумма НДС, которую можно отнести в НК, не должна превышать 40 грн. в день (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Детальнее о заменителях НН см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 61, с. 9.

Использование канцтоваров

Канцтовары как запасы. Стоимость канцтоваров и других офисных принадлежностей, которые учитываются как запасы, полностью списывают с баланса при их выбытии (передаче в эксплуатацию). Применяют при этом правила, установленные пп. 16 — 22 П(С)БУ 9. Дальнейший оперативный учет таких выбывших ценностей не ведут.

Выдачу этих предметов со склада оформляют накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов типовой формы № М-11. Она служит основанием для составления акта об их списании. Этот документ составляют в произвольной форме. В нем важно указать, что полученные канцелярские принадлежности использованы по назначению для обеспечения работы служб предприятия.

Передачу канцтоваров в эксплуатацию (выбытие из состава запасов) отражают в бухучете в зависимости от направления использования с помощью записи: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 209.

В налоговоприбыльном учете полный штиль — корректировки бухфинрезультата данную операцию обходят стороной. Причем как у малодоходных плательщиков, так и у высокодоходных.

Канцтовары как МБП. Стоимость канцтоваров, которые учитываются как МБП, при передаче для использования исключают из состава активов (списывают с баланса) в момент такой передачи.

Но их «жизнь» на этом не заканчивается.

Для обеспечения сохранности указанных предметов в эксплуатации нужно организовать надлежащий контроль за их движением, в частности оперативный учет в количественном выражении.

Оперативный количественный учет этих предметов организуют в разрезе мест эксплуатации и ответственных лиц на протяжении срока их фактического использования

Такое требование содержат п. 23 П(С)БУ 9 и п. 2.22 Методрекомендаций № 2.

Движение канцтоваров оформляют с помощью форм первичного учета, утвержденных приказом Минстата от 22.05.96 г. № 145, а именно:

— карточки учета МБП (типовая форма № МШ-2);

— акта выбытия МБП (типовая форма № МШ-4);

— акта на списание МБП (типовая форма № МШ-8).

Обратите внимание: актом по форме № МШ-8 оформляют списание морально устаревших, изношенных и не пригодных для дальнейшего использования предметов. То есть его составляют не сразу при передаче канцтоваров для использования, а только тогда, когда они полностью выполнят свою функцию.

Списывают с баланса стоимость канцелярских предметов в зависимости от направления использования с помощью записи: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 22.

В налоговоприбыльном учете и тут без последствий — никаких корректировок бухфинрезультата НКУ в этом случае не предусматривает.

Канцтовары как МНМА. При передаче для использования канцтоваров, которые отнесены к МНМА, составляют акт ввода в эксплуатацию.

Для этого применяют универсальную форму Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) ОС (форма № ОЗ-1) или же более современную бюджетную форму Акта ввода в эксплуатацию ОС, утвержденную приказом Минфина от 13.09.

2016 г. № 818 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 91, с. 16).

Операцию по передаче в эксплуатацию этих предметов отражают корреспонденцией: Дт 112 — Кт 153.

Амортизацию МНМА начисляют одним из методов (п. 27 П(С)БУ 7):

1) прямолинейным;

2) производственным;

3) «50 %/50 %» — 50 % амортизируемой стоимости объекта в первом месяце использования и остальные 50 % в месяце его списания с баланса;

4) «100 %» — 100 % амортизируемой стоимости в первом месяце использования объекта.

На практике наиболее популярные методы для амортизации МНМА — «50 %/50 %» или «100 %».

Сумму амортизации по МНМА в зависимости от направления их использования относят на расходы: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 132.

Для списания с баланса (изъятия из активов) объекта МНМА используют Акт списания основных средств (форма № ОЗ-3) или бюджетный Акт списания, утвержденный приказом № 818.

В налоговоприбыльном учете МНМА не относятся к ОС (п.п. 14.1.138 НКУ). А значит, по ним не возникают «амортизационные» и «ликвидационные» разницы.

Канцтовары как ОС. Канцелярские и другие офисные принадлежности, которые учитывают как ОС, передают в эксплуатацию на основании Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) ОС (форма № ОЗ-1) или Акта ввода в эксплуатацию ОС согласно приказу № 818.

Такую передачу отражают записью: Дт 106, 109 — Кт 152.

С месяца, следующего за месяцем передачи объекта в эксплуатацию, его начинают амортизировать по одному из методов, предусмотренных п. 26 П(С)БУ 7*.

Сумму начисленной амортизации включают в состав расходов записью: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 131.

Списание с баланса (изъятие из активов) объекта ОС оформляют Актом списания ОС (форма № ОЗ-3) или Акт списания по форме приказа № 818.

Внимание!

Высокодоходные плательщики и малодоходники-добровольцы, которые учитывают канцтовары как ОС для непроизводственных подразделений, не амортизируют их в налоговом учете

Этого требует п.п. 138.3.2 НКУ.

Что касается производственных ОС, то по итогам отчетного (налогового) периода бухфинрезультат:

увеличивают на бухамортизацию (п. 138.1 НКУ);

уменьшают на налоговую амортизацию таких ОС (п. 138.2 НКУ).

Точно так же при ликвидации таких ОС финрезультат отчетного периода:

увеличивают на бухгалтерскую остаточную стоимость объекта (п. 138.1 НКУ);

уменьшают на его налоговую остаточную стоимость (п. 138.2 НКУ).

Учтите! При ликвидации производственных или непроизводственных ОС НДС-обязательства не начисляют, если такая ликвидация (п. 189.9 НКУ):

— обусловлена форс-мажорным уничтожением (разрушением) или

— является вынужденной (т. е. происходит без согласия плательщика, в частности, из-за хищения) или

— вызвана невозможностью использовать объект ОС по первоначальному назначению, в подтверждение чего контролерам подан документ об уничтожении, разборке или преобразовании ликвидированного объекта ОС. Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 29, с. 19, № 31, с. 5.

А вот при передаче канцтоваров для непроизводственного использования от начисления «компенсирующих» НДС-обязательств по п. 198.5 НКУ не отвертеться.

выводы

  • Для основной массы канцелярской мелочевки, которая после начала использования утрачивает первоначальные качества и ценность, целесообразно использовать субсчет 209.
  • «Долгоиграющие» канцелярские предметы, стоимость которых не дотягивает до установленного предприятием стоимостного критерия, учитывают как МНМА.

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/september/issue-74/article-30384.html

Как нормировать расход канцтоваров в офисе?

Нормы списания канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

  • 11 октября 2012 00:00:00
  • 32519

Расходование канцтоваров во многом зависит от специфики деятельности конкретных организаций или отделов.

Расходование канцтоваров оптом во многом зависит от специфики деятельности конкретных организаций или отделов. Отсутствие же строгой отчетности по такой «мелочевке» приводит к её неэкономному использованию, а порой и удовлетворению собственных нужд сотрудников в канцелярских принадлежностях за счет компании.

Использование принципов нормирования при закупке канцтоваров позволит, прежде всего, сэкономить финансовые средства (порой довольно значительные). А в некоторых случаях — даже упростить процесс контроля деятельности сотрудников.

Для того, чтобы определить нормы расхода канцтоваров в компании, можно использовать несколько способов: — анализировать внутреннюю статистику по расходованию типовых канцелярских принадлежностей; — использовать рекомендованные нормы расхода канцтоваров для учреждений, в применении к своей организации;

— создавать заявки-обоснования на нестандартные или новые наименования.

Опираться на рекомендованные нормы расхода канцтоваров для бюджетных учреждений могут организации, чья деятельность близка к деятельности таких учреждений. Например, это юридические и консультационные фирмы, компании, чья деятельность связана с метрологией и стандартизацией, и т.д.
 

Наименование показателя Единица   измерения   Норма на одного работника в год 
Ручка шариковая (длина линии письма 2000 м)           шт. 4
Стержень шариковый      (длина линии письма 2000 м)                      шт. 12
Карандаш графитный механический, HB         шт. 4
Книга канцелярская, 96л.лин.оф.(тв. лам. обл), А4       шт. 1
Линейка пластиковая масштабная   шт. 1
Корректор-ручка на эмульсионной основе, 10 мл.                       шт. 1
Синтетический ластик для карандаша и шариковых ручек  шт. 4
Скотч, 18 х 10 м шт. 1
Ножницы офисные, 150 мм               шт. 0.5
Блокнот на пружине сверху, А-5, 48л.                шт. 2
Ежедневник датированный, А-5  шт. 1
Календарь настольный перекидной                
шт. 1
Папка пластиковая, A4,  с боковым зажимом шт. 3
Скоросшиватель пластиковый, A4 шт. 12
Степлер с загрузкой 100 скоб (скобы №24; 26) шт. 0.25
Клей ПВА, 100 гр. флак. 2
Клей-карандаш, 36 г. шт. 1
рулон 0.2
Бумага офисная, A4, 500л. упак. 0.5
упак. 1
Скрепки никелированные, 28 мм                     упак. 2
Набор маркеров, текст., 4 шт. упак. 1
Файлы А-4 глянцевые (100 шт.) упак. 1
Набор канцелярский, 14 предм. шт. 1

Анализ внутренней статистики расходования необходимо проводить по достаточно большому временному периоду. Как правило, за такой период берется год или, минимум, полгода.

Для ведения учета расходования канцтоваров проще всего составить одну или несколько связанных таблиц Excel.

В них указываются дата, наименование и объем закупленных канцелярских принадлежностей, остаток по каждому наименованию на конец отчетного периода (например, месяца или квартала).

Также для контроля расходования канцелярских товаров необходимо учитывать, когда, сколько и каких наименований было выдано отделам или сотрудникам.

С помощью подобных таблиц можно легко проанализировать общую динамику расхода канцелярских принадлежностей по наименованиям и разницу расхода по отделам. Если раньше такая статистика в компании не велась, за основу можно взять нормы расхода канцтоваров для бюджетных учреждений.

Другой вариант создания начальной базы для нормирования расхода канцтоваров — сбор заявок на все, а не только новые или нестандартные наименования. При этом можно попутно сделать сравнительный анализ потребности в канцелярских принадлежностях у разных отделов. Если чьи-то заявки вызывают вопросы, предоставившие их лица должны обосновать или откорректировать запрошенные объемы.

Чтобы вовремя обеспечить компанию нужными канцтоварами, важно установить конечный срок подачи заявок. Как правило, это середина месяца или последний месяц квартала, в зависимости от установленной периодичности закупки таких товаров.

Источник: https://officem.com.ua/eksperty-rekomendujut/kak-normirovat-rashod-kantstovarov-v-ofise

Хозрасходы

Нормы списания канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Учредитель считает, что списывать туалетную бумагу, хозяйственные принадлежности и другие хозрасходы за счет субсидии на госзадание нельзя. Об этом свидетельствуют акты проверок.

Учреждение приобретать бумагу и другие хозяйственные принадлежности за счет средств субсидии может. Поясним почему. Объем субсидии на выполнение госзадания учредитель рассчитывает на основании нормативных затрат.Они в том числе включают в себя затраты на прочие общехозяйственные нужды (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 2015 г. № 640).

  • Важная статья:
  • Про счет 25 и общие расходы производства

Поэтому не волнуйтесь: учреждения могут приобретать такое имущество за счет субсидии, ничего противозаконного в этом нет. Более того, в некоторых случаях это обязанность работодателя.

Например, расходы на туалетную бумагу – это санитарно-гигиенические требования (ст. 22, 163, 223 Трудового кодекса РФ).

Единственное условие – на хозяйственные принадлежности должны быть утверждены нормы, так же как и на канцелярские товары.

Если в учреждении нет норм списания хозяйственных и канцелярских товаров, ревизоры фиксируют это как нарушение. В качестве примера приведем выдержку из приказа Департамента здравоохранения г. Москвы от 22 ноября 2013 г. № 1136 «О результатах проверки государственного бюджетного учреждения здравоохранения города Москвы “Медико-санитарная часть № 33”»:

В ходе проверки сохранности, учета и обоснованности расходования моющих и дезинфицирующих средств было выявлено следующее.

Стирка белья производилась в прачечной учреждения, при этом в учреждении отсутствовали утвержденные руководителем нормы веса белья, принимаемого в стирку из отделений, нормы расхода моющих средств на 1 кг белья.

Списание моющих средств осуществлялось ежемесячно по разным нормам расхода моющих средств на стирку 1 кг белья. В результате учреждение произвело необоснованное списание стирального порошка в количестве 728,5 кг на сумму 26,72 тыс. руб.

Этот пример не единственный, подобные акты есть и у других учредителей.

Учреждение должно самостоятельно разработать и утвердить нормы списания хозяйственных и канцелярских товаров. Соответствующие лимиты устанавливает комиссия учреждения. Этот вывод следует из части 4 статьи 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 6 Инструкции № 157н. Минфин также выпускал разъяснения на этот счет (письмо от 15 октября 2012 г. № 02-06-10/4287).

Метод, который учреждение будет применять, определяя размер расходов при списании материальных запасов, используемых на нужды учреждения, указывают в приказе (см. образец 1). Либо как приложение к учетной политике.

Списывают материальные запасы на хозрасходы на основании:

  • ведомостей выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • актов о списании материальных запасов (ф. 0504230) (см. образец 2).

Финансовый результат текущего финансового года уменьшают на стоимость материальных ценностей, которые списаны по актам.

Лимит использования канцтоваров

Расход канцтоваров во многом зависит от специфики деятельности конкретных подразделений учреждения. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Потребность в канцтоварах различается и по должностям. Однако планирование и учет расходования канцтоваров целесообразнее вести по отделам, а не по должностям.

Анализировать общую динамику расхода канцелярских принадлежностей по наименованиям и отделам учреждения проще в табличной форме (см. таблицу 1). По окончании отчетного периода сравнивают норму потребления с фактом.

Если есть расхождения, выясняют причину. При наличии достаточного обоснования норматив корректируют.

Например, если юридический отдел претензионно-исковой деятельности расширился, то может увеличиться и расход офисной бумаги, а также картриджей

Таблица 1. Данные о лимитах и фактически выданных канцтоварах

Канцтовары, в том числе:

всего

ручки шариковые

карандаши

папки

бумага формат А4

кол-во

ст-ть, руб.

кол-во, шт.

ст-ть, руб.

кол-во, шт.

ст-ть, руб.

кол-во, шт.

ст-ть, руб.

кол-во, упак.

ст-ть, руб.

Х

1

Бухгалтерия (12 человек)

Х

Норма на одного сотрудника

Х

540

4

160*

4

80*

3

150*

1

150*

Всего по нормативу

Х

6480

48

1920

48

960

36

1800

12

1800

Фактически выдано

Х

6480

48

1920

48

960

36

1800

12

1800

Отклонение

Х

2

Юридический отдел (9 человек)

Норма на одного сотрудника

Х

540

4

160

4

80

3

150

1

150

Всего по нормативу

Х

4860

36

1440

36

720

27

1350

9

1350

Фактически выдано

Х

5140

38

1520

36

720

28

1400

10

1500

Отклонение

280

2

80

1

50

1

150

3

Отдел безопасности (5 человек)

Норма на одного сотрудника

Х

285

2

80

2

80

1

50

0,5

75

Всего по нормативу

Х

1425

10

400

10

200

5

250

2,5

375

Фактически выдано

Х

570

10

400

10

200

5

250

2,5

375

Отклонение

Х

* Цена за единицу: ручка шариковая – 40 руб.; карандаш – 20 руб.; папка – 50 руб.; упаковка офисной бумаги – 150 руб.

Нормы потребления моющих и чистящих средств помогут учесть хозрасходы

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/92221-normiruyte-hozrashody

Адвокат Ларионов
Добавить комментарий